คำว่า “กำลังยุ่ง” “ไม่มีเวลา” เป็นคำพูดติดปากของหลายคนในยุคปัจจุบันที่มีชีวิตเร่งรีบ ต่างคนต่างวิ่งไปข้างหน้า แข่งขันกันในทุกเรื่อง และมีชีวิตที่แสนวุ่นวายโดยเฉพาะผู้ที่อยู่กับการทำงาน อย่างไรก็ดีการมีชีวิตที่มีความสุขและสมบูรณได้ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายอย่างไม่ใช่เรื่องงานเท่านั้น ชีวิตยังต้องการการพักผ่อนทั้งทางร่างกายและจิตใจ การออกกำลังกาย รวมถึงการเวลาให้กับบุคคลที่เรารัก ดังนั้นการจัดสรรเวลาให้สมดุลจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับชีวิตประจำวันของคนเรา ในที่นี้จึงขอเสนอวิธีการบริหารเวลาจากบุคคลที่ประสบความสำเร็จ รวมทั้งข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการทำงานหรือดำเนินชีวิตซึ่งจะช่วยให้ใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพสูงสุด

บุคคลท่านแรกที่จะนำเสนอ คือ สตีเฟน โควี่ (Steven Covey) เจ้าของหนังสือดัง “ 7 อุปนิสัยพัฒนาสู่ผู้มีประสิทธิผลสูง” (The Seven Habits of Highly Effective People) ได้เสนอแนวทางในการบริการเวลา ดังนี้

ประการแรก ใคร่ครวญเป้าหมาย และความหมายของชีวิต ว่าสิ่งใดบ้างที่สำคัญสำหรับเรา เมื่อเห็นเป้าหมายชัดเจน เราจะเห็นภาพของกิจกรรมและการงานที่ควรทำว่ามีอะไรบ้าง สิ่งใดที่ใช่ สิ่งใดที่ไม่ใช่ จากนั้นจึงจัดสรรเวลาทำกิจกรรมต่างๆให้สอดคล้องกับลำดับป้าหมายสำคัญในชีวิต โควี่ ได้เสนอไว้ดังนี้

สำคัญมากและเร่งด่วน ได้แก่
วิกฤต ปัญหางาน และโครงการที่มีกำหนดส่งชัดเจนเป็นต้น โดยมากกิจกรรมในช่องนี้มักเกิดขึ้นโดยไม่คาดไว้ล่วงหน้า และสำคัญจำเป็นที่จะต้องลงมือไปดูแลแก้ไขให้ทันท่วงที

สำคัญมากแต่ไม่เร่งด่วน ได้แก่
การดูแลสุขภาพ งานความสัมพันธ์ในครอบครัว องค์กร การวางแผนป้องกันปัญหา งานพัฒนาทักษะและการเรียนรู้ เป็นต้น
กิจกรมในช่องนี้ถือว่าสำคัญ เป็นงานที่แท้ในชีวิตเพราะหากไม่ทำ อาจจะนำไปสู่ปัญหาซึ่งเป็นช่องในกิจกรรมเร่งด่วนและสำคัญได้ เช่น หากไม่ดูแลสุขภาพให้ดี วันหนึ่งอาจล้มป่วยเข้าสู่ภาวะวิกฤต

ไม่สำคัญมากแต่เร่งด่วน ได้แก่
ประชุมด่วน โทรศัพท์ อีเมล์ สิ่งที่แทรกเข้ามาในแต่ละวัน
งานในช่องนี้จะไม่ทำก็ได้ ไม่เกิดผลกระทบใดมากนักในชีวิต หลายงานอาจจะด่วน แต่ไม่สำคัญเท่าไรก็มี แต่พบว่าหลายคนใช้เวลามากไปกับการทำกิจกรรมในช่องนี้

ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ได้แก่
การท่องเว็บไซต์ไปเรื่อยเปื่อย กิจกรรมเล็กๆน้อยๆที่ไร้จุดหมาย ทำเพื่อฆ่าเวลาเป็นต้น หลายคนใช้เวลาไปกับกิจกรรมในช่องนี้มาก

การจัดลำดับเป้าหมายสามารถช่วยทบทวนกิจกรรมที่กำลังทำอยู่ในปัจจุบันและที่ผ่านมา เหมือนการลงบัญชีเวลาและกิจกรรมประจำวัน ซึ่งจะทำให้เราวิเคราะห์ดูภาพรวมว่า เราใช้เวลาไปกับสิ่งจำเป็นมากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะได้ปรับแก้และใช้ชีวิตได้สอดคล้องกับเป้าหมายและเวลาอันจำกัดได้ดียิ่งขึ้น

ประการที่สอง จัดสรรเวลาให้กับตนเอง อาจจะเป็นเวลาใดก็ได้เราควรนิ่งสงบแล้วใคร่ครวญถึงเป้าหมายสูงสุดขอชีวิตในแต่ละวัน ระหว่างวัน ขอให้หาเวลาสั้นๆที่จะกลับมาย้ำเตือนตัวเองให้อยู่บนหนทางแห่งเป้าหมาย

บุคคลที่สอง ท่าน ว.วชิรเมธี ได้แนะนำการแบ่งปันเวลาในแต่ละส่วนให้เหมาะสมดังนี้
8 ชั่วโมง สำหรับการทำงานเพื่อการก้าวหน้ามั่นคงในชีวิต
8 ชั่วโมง สำหรับการพักผ่อนเก็บเกี่ยวเรี่ยวแรงไว้ต่อสู้กับหน้าที่การงานและอุปสรรคในวันพรุ่งนี้
5 ชั่วโมง สำหรับการเดินทางเพื่อประกอบกิจต่าง
2 ชั่วโมง สำหรับโลกส่วนตัวของตัวเอง
59 นาที สำหรับดูแลและรักษาความสะอาดของที่อยู่อาศัยและช่วยเหลือสังคมและ
1 นาทีของคุณ ที่มอบให้กับคนที่รักและห่วงใยคุณโดยไม่นำเวลาอื่นเข้ามาเกี่ยวข้อง

เพราะเพียง 1 นาทีนี้อาจมีค่ามากเกินกว่าคณานับได้มนความรู้สึกของเขาคนนั้น ดังนั้นเราไม่ควรกล่าวว่า “ไม่มีเวลา” เพราะเวลาเป็นสิ่งที่ยุติธรรมที่สุดสำหรับทุกคน ทุกคนมีเวลาวันละ 24 ชั่วโมงเท่าๆกัน ท่าน ว.วชิรเมธี ได้แนะนำว่าผู้ที่ฉลาดและประสบความสำเร็จในชีวิตไม่ใช่ผู้ที่เก่งแต่การทำงานอย่างเดียว แต่ผู้ที่ฉลาดและประสบความสำเร็จในชีวิต ต้องเป็นผู้ที่รู้จักแบ่งสัดส่วนเวลาวันละ 24 ชั่วโมงของตนเองได้อย่างลงตัว

นอกจากหลักการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพแล้ว ยังมีข้อสังเกตสำหรับข้อผิดพลาดในการทำงานหรือดำเนินชีวิตที่จะนำไปสู่การบริหารเวลาที่ไม่เกิดประสิทธิภาพ 5 ประการดังนี้

1. เริ่มต้นวันไม่มีการวางแผน ซึ่งถ้าเราเริ่มต้นในแต่ละวัน โดยไม่มีแผนว่าวันนี้ต้องทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เมื่อถึงเวลาทำงานมักจะตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้อื่นเรียกร้องมากกว่าที่ต้องการจะทำจริงๆ ดังนั้นทุกเช้าก่อนทำงานลองวางแผนหรือนึกล่วงหน้าว่า ในวันนี้จะทำอะไร อย่างไรบ้าง และอย่าปล่อยให้ผู้อื่นบริหารท่าน
2. สร้างความสมดุลให้กับชีวิต เวลาในชีวิตคนเรานั้นประกอบด้วย 7 ด้านที่สำคัญ ได้แก่ สุขภาพ ครอบครัว การเงิน สติปัญญา สังคม วิชาชีพ และจิตใจ ซึ่งไม่ได้หมายความว่าคุณต้องแบ่งเวลาให้ครบ 7 ด้าน เพียงแค่แบ่งให้เกิดความสมดุลระหว่างกันเท่านั้นก็พอ
3. ต้องไม่ทำงานบนโต๊ะที่รก จากผลการวิจัย ชี้เห็นว่าโต๊ะที่รกจะใช้เวลาหาของหรือเอกสารในแต่วันประมาณครึ่งชั่วโมง หากรวมกันแล้วในหนึ่งสัปดาห์ทำให้ใช้หลายชั่วโมง นับเป็นเวลาที่ไม่ควรสูญเสียเลยทีเดียว
4. นอนไม่เพียงพอ คนส่วนมากนอนกันพอในเชิงปริมาณ แต่ไม่พอในเชิงคุณภาพ การหลับที่ไม่มีคุณภาพนั้น ส่วนใหญ่เกิดจากการทำงานแล้วเครียด แต่ถ้ารู้จักกรวางแผนการทำงานในแต่ละวันได้ดี และทำงานสำเร็จตามแผนที่วางไว้ พอช่วงเย็นหลังเลิกงานจะทำให้รู้สึกปลอดโปร่ง งานที่ตั้งใจไว้สำเร็จ ส่งผลให้นอนหลับได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้น
5. รับประทานอาหารพร้อมกับทำงาน ทางออกสำหรับผู้ที่มีเวลาน้อยที่ควรหลีกเลี่ยงอย่างยิ่ง เพราะหลังจากที่นั่ง

ทำงานกันมาตั้งแต่เช้า ช่วงเที่ยงควรมีเวลาอย่างน้อย 15 นาที ในการเปลี่ยนอิริยาบถหรือเปลี่ยนบรรยากาศบ้างเพื่อชาร์จแบตเตอรี่ใหม่อีกครั้งให้พร้อมกับการทำงานช่วงบ่าย อย่างเต็มที่

เทคนิคการบริหารเวลาหลายๆเป็นสิ่งที่อาจนึกไม่ถึง ประเด็นเล็กๆน้อยๆนี้ ถ้าทุกท่านทำได้ก็จะช่วยให้สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คราวนี้ท่านจะมีเวลาวันละ 24 ชั่วโมงของตนเองไว้สำหรับการทำงาน การพักผ่อน การเดินทาง มิตรภาพ ความรัก ความอบอุ่น ความห่วงใย ความเอื้ออาทร ฯลฯ โดยไม่ขาดตกบกพร่องแม้แต่สิ่งหนึ่งสิ่งใดที่เข้ามาเกี่ยวข้องในชีวิต ที่แหละคือผู้ที่ชาญฉลาดที่รู้จัก “ใช้เวลา” แล้ววันนี้ คุณจะยังอ้างเหตุผลว่า “ไม่มีเวลา” อีกหรือ

เอกสารอ้างอิง

1. กรรณจริยา สุขรุ่ง.2552.ชีวิตในเวลา.วารสารเพื่อนเสม.ปีที่ 6 (34) : 4-7.
2. ธรรมกับการบริหารเวลา./เข้าถึงได้จาก http://www.give2all.com/webboard/view.php?id=5
3. กับดักของการบริหารเวลา/เข้าถึงได้จาก http://www.ku.ac.th/e-magazine/mar50/know/time.htm

สำนักพัฒนาศักยภาพนักวิทยาศาสตร์ห้องปฏิบัติการ
กรมวิทยาศาสตร์สุขภาพ
โทรศัพท์ : 0-2201-7436
E-mail : jaravee@dss.go.th
มีนาคม 2552